[轉貼]時間管理學習筆記
[內文]
每個星期有168 個小時，其中56 個小時在睡眠中度過，21 個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91 個小時則由你來決定做什麼——每天13 個小時。如何根據你的價值觀和目標管理時間，是一項重要的技巧
如何制訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請：
1.把要做的事情全部看一遍
2.確定每件事情的重要等級
3.根據重要程度把事情重新排序
任何有效的時間管理系統都包含以下五個步驟：
1.明確你的價值觀
2.確定你的目標
3.對你的目標按優先級排序
4.明確你的任務
5.對任務按優先級排序
價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎，也是我們進行時間管理的基礎。大多 數時候，我們根據自己的價值觀採取行動，雖然往往沒有意識到這一點。什麼對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什麼，然後才能 朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。
有的人喜歡列出詳細的清單，把時間精確地劃分為一小塊一小塊，嚴格地按日程表行動；有的人則相反，喜歡把握整體，形象地思考問題，抗拒「機械的」日程表，傳統的時間管理方法只會使他們感到不舒服。
不管你偏好使用哪種風格管理你的時間，下面這幾個習慣都會幫助你提高時間管理的效率。
1.積極積級意味著採取主動，而不是坐等別人先行動，然而消極地回應。你採取主動的具體方法，以便能對你的時間有更多控制權。
2.通盤考慮從你想達到的目標反推出要做的事情，然後詳細計劃。寫下你的目標，然後從目標出發，逐步寫出你需要做的事情。估計每一步所需的時間，然後列出整體計劃。
3.按順序做事對任務進行分類，捨棄不需要的任務，然後把剩下的任務排序，以便優先處理緊急和重要的任務。
4.提前準備保持主動的要訣是事先計劃，例如每月制訂一份計劃表，在上面標出重要的日期和繁忙的時間，據此來安排其他的事情。
許多人討厭日程表，認為它們奪走了自己的自由。按日程表行事的確會降低一定的靈活性，但如果認為日程表把人變成奴隸，那就大錯特錯了。日程表非常重要：它使我們能有計劃地運用時間，以達到自己最終的目的，實現更高層次的自由。
靈活地執行日程表。一般來說，只將時間的50%計劃好，其餘的50%應當屬於靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。實際執行時，事情總會發生這樣或那樣的變化，使你不得不偏離定好的計劃，如果時間表定得過於精確，反而會失去機動性和實用性。
每隔一段時間評估一次日程表。每兩個星期，重新審視一遍日程表，看它起了多大作用，是否訂得過高或過低，可以怎樣改進它。然後，進行必要的修改。如果你以 前從未好好計劃過你的時間，從頭開始會有點困難。不過，時間管理和其他事情一樣，你做得越多，就會做得越好。關鍵是要堅持大約30 天，以養成逐日管理時間的習慣，並看到它的效果，增強信心。你不需要實施課程中提出的每一種方法，就像在超市中購物一樣，選擇自己喜歡的就可以。你還可以 按自己的需要改變、組合某些方法。
用一整天的時間觀察你自己，儘可能詳細地記錄所做的事情、起止時間、效率和自己的感受。觀察自己使用時間的情況時，一定要找出並記住以下幾點：
1.你通常用哪些方式浪費時間
2.你在什麼情況下效率最高
3.你效率最佳的時間是什麼時候
要完成某個目標，我們往往反覆地計劃、實施、修訂，形成這樣的循環圈：「計劃的循環」
儘可能詳細地描述你當前所處的階段，寫下來，以便隨時提醒自己。這個階段的目標是什麼？你需要完成哪幾件主要的事情？它們有期限嗎？期限分別是什麼時候？你現在的感受如何？等等。確階段目標後，進一步將其細化，對未來的一年進行規劃。
進行規劃並不意味著把未來的365 天的日程安排得滿滿噹噹，而是明確以下問題的答案：
◎我希望在這一年過去以後得到什麼？
◎除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？
◎我必須做哪些事情？
◎這些事情必須在什麼時候完成？
◎這一年中有哪幾個關鍵的任務？
◎我將怎樣根據這些關鍵任務分配安排時間？
◎預計有哪些事情會幹擾今年計劃的執行？（如搬家、生小孩。）
◎今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小？我準備怎樣充分利用這段時間？
◎今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備怎樣應對？
對這些問題心中有數以後，你就能自如地安排這一年的時間。下一步，我們就該為這一年寫時間規劃了。寫的時候，請注意下面幾點：
1.首先安排固定項目
2.根據你的生物鍾安排時間
3.把較大的任務分割成易於控制的小塊
4.充分利用零碎時間
5.為每件事情設定明確的起止時間
6.留出充分的休息和娛樂時間
7.留出機動時間，不要把所有的時間都填滿
訂完計劃後，按下面的標準逐條檢查，修改計劃：
1.事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？
2.每天應有用於自省和修訂計劃的固定時間。
3.對於有截止期的任務，是否有足夠的時間在時限內完成？
4.把用於生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應保持平衡。
下面總結了二十個節省時間的方法，請根據你的需要選用它們：
1.對目標、任務、會議等事件分別按優先級進行排序。
2.從優先級最高的事物著手。
3.和拖延做鬥爭，如果事情重要，從現在開始做。
4.把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。
5.為自己創造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。
6.找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閒的辦公室。
7.當你有重要的事情要處理時，學會對別人說「不」。
8.學會委派別人做事。
9.歸納相似的事情，把它們放在一起處理。
10. 減少例行事務：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優先級很低的任務。
11. 避免完美主義。記住80/20 定律。
12. 避免作出過多許諾。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度。
13. 不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發事件。
14. 設置時間限制。例如，做某些決定時，不應超過3 分鐘。
15. 聚精會神地做手頭的事情。
16. 處理重要事情時，使用大塊的時間。
17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變容易。
18. 文書工作爭取只處理一次。
19. 在行動以前，徹底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。
效率自評：對完成效率的自我評價，可以用ABC 或123 為標記，如果效率有較大波動，則標出來，如A-B（由高效率變為中等效率），或1-3-2（由高效率變為低效率再變為中等效率）。
計劃：用百分數表示計劃的完成比例，100%表示完成這段時間應做的事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示這件事是計劃以外的事情。
中斷說明：註明中途中斷的次數、原因、持續時間。
如果我們沒有足夠的能力或信息來完成某項工作，最好把它暫時擱置起來，以等待條件成熟。如果你準備採取某個行動以應付危機，卻感覺很糟，那麼最好也暫停下來，給自己更多的時間以進一步蒐集信息，從多方面加以考慮，說不定會柳暗花明，發現一條新路。
謀殺時間的兇手
1.沒有日程計劃。
2.生活失去平衡。
3.桌面雜亂
4.睡眠不足。
5.不吃午飯。
時間的四個象限
我們每天所做的事情，可以分類歸入四個象限：
1.重要並且緊急：它們是危機任務
2.重要但不緊急：它們是新的機遇
3.緊急但不重要：它們是日常事務
4.既不緊急又不重要：它們是雜亂瑣事
你覺得人們在哪個象限耗費的時間最多? 答案是第4 象限的雜亂瑣事，因為處理這類事情沒有任何壓力。其次是第3 象限，因為「會響的軲轆有油喝」，這種事情總在吸引人們的注意力。以減少處理1、2 象限的時間為代價，處理3、4 象限的事務，是一種變相的拖延。管理時間時，請確認你把重點放在1、2 象限上。
◎每天自學1 小時，7 小時一週，365 小時一年，一個人可以像全日製學生一樣學習。3-5 年就可以成為專家。
◎每週5 天，每天花5 分鐘改進自己的工作，在5 年裡將導致同一個工作被改進1200 餘次。
◎時間管理當中最有用的詞是"不"。
◎企業界的人用筆記本記錄下來的事情70%是「不得不做」的。
◎企業界的人用筆記本記錄下來的事情5%是「不得不做並且想做」的。
◎做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間要多一倍。
◎如果你讓自己一天做一件事情，你會花一個整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它。如果你讓自己一天做12 件事情，則會完成7-8 件事。
◎花1 個小時進行計劃，行動時會節約10 小時。
◎"20/80 規律"。80%的結果來自20%的努力；20%的結果來自80%的努力。
◎我們能夠記住10%的閱讀信息，20%的聽覺信息，30%的視覺信息；50%的視覺和聽覺信息，70%的表達信息，90%的行為信息。
現在，要找出一些關於我們的時間的數字。請想辦法找出以下數字：
1.你每天需要花多少時間睡覺才感到舒適？實際上花多少時間睡覺？（過多或過少的睡眠都對身體無益。回答第一問需要你對自己的身體有基本瞭解；回答第二問需要對自己的生活有基本瞭解，如果你的睡眠時間很不規律，則取一個平均值。）
2.你在一天中的什麼時段精力最充沛、反應最敏銳？
3.開始一項工作（如寫作業、寫報告、讀書）時，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷佔用多少時間。結果也許會令你吃驚。
4.每天供你自己支配、自己負責的時間有多少個小時？
5.你平均每天用多少時間計劃以後的時間安排？
6.你每天花多少時間與家人、同事、朋友交流？
7.你每天花多少時間保護自己的健康？
[內文]
每個星期有168 個小時，其中56 個小時在睡眠中度過，21 個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91 個小時則由你來決定做什麼——每天13 個小時。如何根據你的價值觀和目標管理時間，是一項重要的技巧
如何制訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請：
1.把要做的事情全部看一遍
2.確定每件事情的重要等級
3.根據重要程度把事情重新排序
任何有效的時間管理系統都包含以下五個步驟：
1.明確你的價值觀
2.確定你的目標
3.對你的目標按優先級排序
4.明確你的任務
5.對任務按優先級排序
價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎，也是我們進行時間管理的基礎。大多 數時候，我們根據自己的價值觀採取行動，雖然往往沒有意識到這一點。什麼對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什麼，然後才能 朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。
有的人喜歡列出詳細的清單，把時間精確地劃分為一小塊一小塊，嚴格地按日程表行動；有的人則相反，喜歡把握整體，形象地思考問題，抗拒「機械的」日程表，傳統的時間管理方法只會使他們感到不舒服。
不管你偏好使用哪種風格管理你的時間，下面這幾個習慣都會幫助你提高時間管理的效率。
1.積極積級意味著採取主動，而不是坐等別人先行動，然而消極地回應。你採取主動的具體方法，以便能對你的時間有更多控制權。
2.通盤考慮從你想達到的目標反推出要做的事情，然後詳細計劃。寫下你的目標，然後從目標出發，逐步寫出你需要做的事情。估計每一步所需的時間，然後列出整體計劃。
3.按順序做事對任務進行分類，捨棄不需要的任務，然後把剩下的任務排序，以便優先處理緊急和重要的任務。
4.提前準備保持主動的要訣是事先計劃，例如每月制訂一份計劃表，在上面標出重要的日期和繁忙的時間，據此來安排其他的事情。
許多人討厭日程表，認為它們奪走了自己的自由。按日程表行事的確會降低一定的靈活性，但如果認為日程表把人變成奴隸，那就大錯特錯了。日程表非常重要：它使我們能有計劃地運用時間，以達到自己最終的目的，實現更高層次的自由。
靈活地執行日程表。一般來說，只將時間的50%計劃好，其餘的50%應當屬於靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。實際執行時，事情總會發生這樣或那樣的變化，使你不得不偏離定好的計劃，如果時間表定得過於精確，反而會失去機動性和實用性。
每隔一段時間評估一次日程表。每兩個星期，重新審視一遍日程表，看它起了多大作用，是否訂得過高或過低，可以怎樣改進它。然後，進行必要的修改。如果你以 前從未好好計劃過你的時間，從頭開始會有點困難。不過，時間管理和其他事情一樣，你做得越多，就會做得越好。關鍵是要堅持大約30 天，以養成逐日管理時間的習慣，並看到它的效果，增強信心。你不需要實施課程中提出的每一種方法，就像在超市中購物一樣，選擇自己喜歡的就可以。你還可以 按自己的需要改變、組合某些方法。
用一整天的時間觀察你自己，儘可能詳細地記錄所做的事情、起止時間、效率和自己的感受。觀察自己使用時間的情況時，一定要找出並記住以下幾點：
1.你通常用哪些方式浪費時間
2.你在什麼情況下效率最高
3.你效率最佳的時間是什麼時候
要完成某個目標，我們往往反覆地計劃、實施、修訂，形成這樣的循環圈：「計劃的循環」
儘可能詳細地描述你當前所處的階段，寫下來，以便隨時提醒自己。這個階段的目標是什麼？你需要完成哪幾件主要的事情？它們有期限嗎？期限分別是什麼時候？你現在的感受如何？等等。確階段目標後，進一步將其細化，對未來的一年進行規劃。
進行規劃並不意味著把未來的365 天的日程安排得滿滿噹噹，而是明確以下問題的答案：
◎我希望在這一年過去以後得到什麼？
◎除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？
◎我必須做哪些事情？
◎這些事情必須在什麼時候完成？
◎這一年中有哪幾個關鍵的任務？
◎我將怎樣根據這些關鍵任務分配安排時間？
◎預計有哪些事情會幹擾今年計劃的執行？（如搬家、生小孩。）
◎今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小？我準備怎樣充分利用這段時間？
◎今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備怎樣應對？
對這些問題心中有數以後，你就能自如地安排這一年的時間。下一步，我們就該為這一年寫時間規劃了。寫的時候，請注意下面幾點：
1.首先安排固定項目
2.根據你的生物鍾安排時間
3.把較大的任務分割成易於控制的小塊
4.充分利用零碎時間
5.為每件事情設定明確的起止時間
6.留出充分的休息和娛樂時間
7.留出機動時間，不要把所有的時間都填滿
訂完計劃後，按下面的標準逐條檢查，修改計劃：
1.事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？
2.每天應有用於自省和修訂計劃的固定時間。
3.對於有截止期的任務，是否有足夠的時間在時限內完成？
4.把用於生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應保持平衡。
下面總結了二十個節省時間的方法，請根據你的需要選用它們：
1.對目標、任務、會議等事件分別按優先級進行排序。
2.從優先級最高的事物著手。
3.和拖延做鬥爭，如果事情重要，從現在開始做。
4.把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。
5.為自己創造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。
6.找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閒的辦公室。
7.當你有重要的事情要處理時，學會對別人說「不」。
8.學會委派別人做事。
9.歸納相似的事情，把它們放在一起處理。
10. 減少例行事務：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優先級很低的任務。
11. 避免完美主義。記住80/20 定律。
12. 避免作出過多許諾。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度。
13. 不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發事件。
14. 設置時間限制。例如，做某些決定時，不應超過3 分鐘。
15. 聚精會神地做手頭的事情。
16. 處理重要事情時，使用大塊的時間。
17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變容易。
18. 文書工作爭取只處理一次。
19. 在行動以前，徹底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。
效率自評：對完成效率的自我評價，可以用ABC 或123 為標記，如果效率有較大波動，則標出來，如A-B（由高效率變為中等效率），或1-3-2（由高效率變為低效率再變為中等效率）。
計劃：用百分數表示計劃的完成比例，100%表示完成這段時間應做的事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示這件事是計劃以外的事情。
中斷說明：註明中途中斷的次數、原因、持續時間。
如果我們沒有足夠的能力或信息來完成某項工作，最好把它暫時擱置起來，以等待條件成熟。如果你準備採取某個行動以應付危機，卻感覺很糟，那麼最好也暫停下來，給自己更多的時間以進一步蒐集信息，從多方面加以考慮，說不定會柳暗花明，發現一條新路。
謀殺時間的兇手
1.沒有日程計劃。
2.生活失去平衡。
3.桌面雜亂
4.睡眠不足。
5.不吃午飯。
時間的四個象限
我們每天所做的事情，可以分類歸入四個象限：
1.重要並且緊急：它們是危機任務
2.重要但不緊急：它們是新的機遇
3.緊急但不重要：它們是日常事務
4.既不緊急又不重要：它們是雜亂瑣事
你覺得人們在哪個象限耗費的時間最多? 答案是第4 象限的雜亂瑣事，因為處理這類事情沒有任何壓力。其次是第3 象限，因為「會響的軲轆有油喝」，這種事情總在吸引人們的注意力。以減少處理1、2 象限的時間為代價，處理3、4 象限的事務，是一種變相的拖延。管理時間時，請確認你把重點放在1、2 象限上。
◎每天自學1 小時，7 小時一週，365 小時一年，一個人可以像全日製學生一樣學習。3-5 年就可以成為專家。
◎每週5 天，每天花5 分鐘改進自己的工作，在5 年裡將導致同一個工作被改進1200 餘次。
◎時間管理當中最有用的詞是"不"。
◎企業界的人用筆記本記錄下來的事情70%是「不得不做」的。
◎企業界的人用筆記本記錄下來的事情5%是「不得不做並且想做」的。
◎做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間要多一倍。
◎如果你讓自己一天做一件事情，你會花一個整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它。如果你讓自己一天做12 件事情，則會完成7-8 件事。
◎花1 個小時進行計劃，行動時會節約10 小時。
◎"20/80 規律"。80%的結果來自20%的努力；20%的結果來自80%的努力。
◎我們能夠記住10%的閱讀信息，20%的聽覺信息，30%的視覺信息；50%的視覺和聽覺信息，70%的表達信息，90%的行為信息。
現在，要找出一些關於我們的時間的數字。請想辦法找出以下數字：
1.你每天需要花多少時間睡覺才感到舒適？實際上花多少時間睡覺？（過多或過少的睡眠都對身體無益。回答第一問需要你對自己的身體有基本瞭解；回答第二問需要對自己的生活有基本瞭解，如果你的睡眠時間很不規律，則取一個平均值。）
2.你在一天中的什麼時段精力最充沛、反應最敏銳？
3.開始一項工作（如寫作業、寫報告、讀書）時，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷佔用多少時間。結果也許會令你吃驚。
4.每天供你自己支配、自己負責的時間有多少個小時？
5.你平均每天用多少時間計劃以後的時間安排？
6.你每天花多少時間與家人、同事、朋友交流？
7.你每天花多少時間保護自己的健康？
全站熱搜
留言列表
